Pelastetaan julkiset IT-hankinnat

Miksi julkinen sektori ei tunnu onnistuvan sähköisten palveluiden tuottamisessa? Syyttävää sormea ei tarvitse aina osoittaa kehittäjiin tai virkamiehiin. Suurin ongelma on hankintojen osaamattomuus julkishallinnossa hankalaa hankintalakia käytettäessä.

Mikä sitten tekee järjestelmästä epäkelvon? Huono järjestelmä ei sovellu kunnolla siihen käyttöön johon se on tarkoitettu. Käytettävyyden ongelmista esimerkkinä toimikoon lähes jokaisen koululaisen vanhemman kohtaama Wilma-järjestelmä. Myös toteutuksen aikataulussa voi olla ongelmia: ajankohtaisena esimerkkinä vaikkapa Ruokaviraston uusi koirarekisteripalvelu jonka etusivulla tätä postausta kirjoitettaessa lukee ainoastaan että rekisterin käyttöönotto viivästyy.

Julkinen sektori hyväksyy liian helposti viime vuosituhannelta olevia vaikeakäyttöisiä ja kömpelöitä ratkaisuja. Tämä on jokseenkin raivostuttavaa sillä näihin jo syntyessään vanhentuneisiin palveluihin investoidaan joka vuosi valtavia summia rahaa. Lisäksi monet ongelmat ovat olleet tiedossa jo kymmenen vuotta sitten kuten vaikkapa Otso Kivekkään ansiokkaassa kirjoituksessa todetaan.

Hankintaosaamisen puutteella on monenlaisia negatiivisia vaikutuksia kaikille suomalaisille. Tuottavuus polkee paikallaan, verovaroja tuhlataan ja kansalaisen palvelukokemus on heikko. Ikävintä asiassa on, että tilanteen jatkuessa siihen aletaan tottua eikä parempaa edes osata kaivata tai vaatia.

Kuten monessa muussa ilmiössä, on tässäkin taustalla monitahoinen vyyhti erilaisia tekijöitä. Julkisella sektorilla päätöksenteko on syystäkin varsin jähmeää mikä johtaa siihen että kerran käynnistetyn hankkeen suuntaa ei helposti muuteta saati sitten paineta jarrua. Päätöksenteon hitaus ei itsessään johda huonoon lopputulemaan vaan muutakin tarvitaan. Yksi keskeisimmistä tekijöistä julkisten IT-projektien epäonnistumisessa on EU-direktiiviin perustuva hankintalaki joka määrittelee miten julkisten toimijoiden tulee hankintoja tehdä.

Hankintalain ja direktiivin tarkoitus on hyvä ja kannatettava – sillä pyritään varmistamaan julkisten verovarojen käytön läpinäkyvyys ja tehokkuus. Tämän tavoitteen toteutumisesta IT-hankintojen osalta kertookin sitten North Patrol -yrityksen selvitys jonka mukaan 31% julkisista IT-hankinnoista toteutuu ilman tosiasiallista kilpailua. Nämä olivat siis kilpailutuksia joihin saatiin vain yksi tarjous. Toki taustalla voi olla monimutkaisempia syitä, kenties jokin harvinaisempi teknologia jolle ei vain tahdo löytyä osaamista. Liian usein kyse on kuitenkin siitä että hankintalaki nykymuodossaan soveltuu varsin heikosti IT-hankintoihin.

Miten hankittavista järjestelmistä sitten saataisiin kaikki hyöty irti? Uusia digitaalisia toimintaprosesseja luodessa tulisi miettiä tehtävät, käytännöt ja vastuut uudelleen kokonaisvaltaisesti. Jos nykyiset prosessit sähköistetään yksi yhteen, ovat tulokset lähinnä surkuhupaisia eikä kenelläkään ei ole kivaa. On myös huomioitava että hyvin harva julkisen sektorin tiettyyn käyttöön soveltuva järjestelmä on ns. hyllytavaraa. Se tarkoittaa että järjestelmää tulee ainakin jollain tavalla räätälöidä jotta se soveltuisi käyttötarkoitukseen ja tarjoaisi parhaan mahdollisen käyttökokemuksen.

Julkishallinnon järjestelmiä on hyvin vaikea määritellä etukäteen ja siksi hankintojen lopullisia kustannuksia on varsin hankala etukäteen arvioida. Tästä syystä toteutusten tarjoajien on tapana jättää varsin konservatiivisia tarjouksia, mikä osaltaan edelleen nostaa kustannuksia. Hankintalain lähtökohtana on historiallisesti ollut rakennusprojekti tai tieurakka, ja niiden lopputulos ja määrittely ovat varsin tarkasti tiedossa. Tämä toimintamalli sopii huonosti IT-maailmaan.

Mitä sitten tulisi tehdä?

Tuodaan julkiset palvelut tälle vuosituhannelle! Tähän tarvitaan lainsäätäjältä alkuun seuraavia toimenpiteitä:

• Etsitään hankintojen todelliset pulmat ja näihin luontevat, usein muissa EU-maissa käytetyt ratkaisut. Hankintalain tulee tukea kokeiluja mikä tarkoittaa myös hankinnan nopeaa keskeytystä kun huomataan että homma ei toimikaan.
• Hankinnat tulee jakaa osiin aina kun se on mahdollista. Tätä puolta laista onkin viime kaudella päivitetty mutta työtä tulee jatkaa ja huolehtia lainsäädännön jalkauttamisesta käytäntöön.
• Hankinnat, joihin tulee vain yksi tarjous tulee uusia
• Hankintojen läpinäkyvyyttä tulee entisestään parantaa. Nykyään toimintojen yhtiöittäminen osakeyhtiölain alle poistaa läpinäkyvyyden käytännössä kokonaan. Julkisesti omistetut osakeyhtiöt tulee saattaa Ruotsin mallin mukaisesti julkisen hallinnon läpinäkyvyyssääntelyn piiriin.

Muutos tapahtuu hitaasti eivätkä nämä toimenpiteet vielä ratkaise ongelmaa. Näillä päästäisiin kuitenkin hyvin alkuun.